Gestione dei fornitori, la checklist per qualificare gli operatori economici in linea al D.Lgs. 36/2023
08 Febbraio 2024
Costituire e gestire elenchi di operatori economici – fornitori di beni e servizi, aziende di lavori pubblici, tecnici progettisti e così via – ciascuno con il proprio iter di iscrizione, è una delle attività imprescindibili per assicurare il corretto svolgimento di tutte le procedure di affidamento all’interno delle Stazioni Appaltanti.
Una gestione ottimale dei fornitori in un’unica banca dati centralizzata, condotta con opportuni strumenti digitali, presenta molteplici vantaggi, tra cui:
- Semplificazione degli adempimenti normativi previsti dal Codice degli Appalti, quali ad esempio equa rotazione, gestione degli inviti e verifica delle certificazioni ai sensi degli artt. 94, 95 e 98, D.Lgs. 36/2023
- Personalizzazione completa delle categorie merceologiche di iscrizione, in linea con le esigenze di acquisto della S.A., tramite percorsi di qualifica dedicati
- Valutazione delle performance degli operatori economici mediante indicatori di prestazione uniformi e oggettivi, e creazione di uno storico delle prestazioni a cui fare riferimento
Scopri il modulo Albo Fornitori
Per fare in modo che tutti gli operatori coinvolti seguano linee guida coerenti, trasparenti e condivise, un ottimo punto di partenza è costruire una checklist che scomponga in singoli passi e semplifichi i due processi fondamentali nella gestione dei fornitori, ovvero la qualifica di nuovi operatori economici e la valutazione delle prestazioni in fase di esecuzione del contratto.
Vediamo insieme qualche spunto per costruire una checklist efficace.
Checklist per la gestione dei fornitori
Checklist per la gestione dei fornitori Qualifica dei fornitori: requisiti, iscrizione, verifica e abilitazione
Il software Albo Fornitori DigitalPA si distingue per l’estrema flessibilità di configurazione, con una molteplicità di combinazioni e varianti che permette di soddisfare pienamente qualunque tipologia di esigenza organizzativa della Stazione Appaltante.
Identificazione dei requisiti richiesti per settore merceologico degli OE
- Catalogare e archiviare tutte le informazioni relative al fornitore: anagrafiche e documento di identità, categorie servite, dati attività, capacità economico-finanziaria…
- Raccogliere i requisiti e le certificazioni obbligatorie specifiche per ciascuna categoria merceologica
- Raccogliere le dichiarazioni artt. 94, 95 e 98 D.Lgs. 36/2023
Modalità di abilitazione all’albo
- Definire i workflow e le modalità di approvazione delle richieste di abilitazione
- Effettuare verifiche dei requisiti a campione
Esecuzione contrattuale e monitoraggio periodico
Monitoraggio delle prestazioni tramite vendor rating
- Selezione degli indicatori di prestazione (KPI) da monitorare, come ad esempio la puntualità di consegna e il rispetto delle normative di sicurezza
- Impostare un sistema per la valutazione dell’OE basato su questionari dinamici e checklist, che alimenteranno gli indicatori di prestazione selezionati
- Annotare le motivazioni dei voti assegnati e/o delle osservazioni qualitative
- Implementare un sistema di monitoraggio continuo delle prestazioni del fornitore e della conformità contrattuale
- Programmare le azioni correttive da attuare in caso di difformità dalle specifiche di contratto
Comunicazione aperta
- Fornire un canale di comunicazione aperto e trasparente con il fornitore
Chiusura della fornitura
Valutazione finale a chiusura del contratto
- Condurre una valutazione finale delle prestazioni dell’OE
- Documentare eventuali criticità i punti di forza
- Archiviare i documenti in conformità alla normativa, incluse le comunicazioni e i contratti
- Individuare i fornitori strategici per categoria in base alle performance misurate
Acquisti Telematici, la suite più scelta dalle Stazioni Appaltanti per la gestione a norma dei processi di approvvigionamento pubblico
Noi di DigitalPA abbiamo aiutato migliaia di Enti e Società pubbliche a migliorare i propri processi, creando portali fornitori su misura per ogni realtà e ogni settore.
La suite Acquisti Telematici, che include il modulo Albo Fornitori, è il frutto del nostro impegno accanto alla Pubblica Amministrazione: una soluzione che semplifica la gestione delle procedure d’acquisto nel rispetto del dettato normativo, con un netto incremento in termini di efficienza e di tempo risparmiato.
- Creazione di elenchi diversificati con processi di qualifica su misura
- Archivio documentale potente e centralizzato
- Compilazione in piattaforma dell’eDGUE-IT
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