Comunicazioni istituzionali e INTRANET
Il gestionale è in sé un potente strumento di comunicazione realizzato su specifiche che tengono in considerazione le reali necessità della PA e dell'utente/cittadino. Infatti l’utilizzo delle semplici e-mail come mezzo di comunicazione tra l’Ente e il cittadino, e tra i diversi Enti, anche se rispondente alla necessità di dematerializzazione delle procedure amministrative, è ormai diventato un sistema non solo insufficiente, ma anche difficilmente gestibile per diversi ordini di motivi.
Utilizzando diversi computer e diversi client di posta all’interno della stessa amministrazione, è infatti difficile tenere sotto controllo e archiviare correttamente gli epistolari.
L’area di messaggistica integrata nelle piattaforme Albo fornitori e professionisti e Gare telematiche consente di mantenere in archivio lo storico degli epistolari, sia nelle comunicazioni tra gli operatori dell’Ente e i cittadini che in quelle tra operatore ed operatore (intranet o messaggistica interna); il servizio di comunicazione è quindi strutturato in modalità più efficaci e facilmente monitorabili rispetto al classico utilizzo delle e-mail istituzionali.
Nel caso di un’installazione per Centrali Uniche di Committenza, il raggio d’azione dell’area di messaggistica si estende anche alla comunicazione tra gli operatori di diversi Enti.
Il sistema di gestione delle comunicazioni istituzionali integrato garantisce con indubbi vantaggi le seguenti funzionalità:
Utilizzando diversi computer e diversi client di posta all’interno della stessa amministrazione, è infatti difficile tenere sotto controllo e archiviare correttamente gli epistolari.
L’area di messaggistica integrata nelle piattaforme Albo fornitori e professionisti e Gare telematiche consente di mantenere in archivio lo storico degli epistolari, sia nelle comunicazioni tra gli operatori dell’Ente e i cittadini che in quelle tra operatore ed operatore (intranet o messaggistica interna); il servizio di comunicazione è quindi strutturato in modalità più efficaci e facilmente monitorabili rispetto al classico utilizzo delle e-mail istituzionali.
Nel caso di un’installazione per Centrali Uniche di Committenza, il raggio d’azione dell’area di messaggistica si estende anche alla comunicazione tra gli operatori di diversi Enti.
Il sistema di gestione delle comunicazioni istituzionali integrato garantisce con indubbi vantaggi le seguenti funzionalità:
- Accesso alla propria area di messaggistica da qualsiasi pc con l’inserimento delle proprie credenziali
- Gestione dei messaggi inviati e ricevuti tramite la propria area di backoffice in stile webmail, con epistolare storicizzato per data, argomento, categoria, utente destinatario, ecc.
- Invio e ricezione di allegati
- Possibilità di invio delle comunicazioni con copia inoltro via PEC (comunicazioni ufficiali)
- Segnalazione della presenza di nuovi messaggi tramite mail o PEC (comunicazioni ufficiali) e sul cruscotto dell’applicazione
- Possibilità per il cittadino o per l’operatore dell’ente di richiedere la protocollazione della missiva
- Eliminazione completa dal circuito spamming
- Impossibilità di cancellazione dei messaggi e archiviazione automatizzata
Il cittadino/operatore economico potrà:
- Registrarsi sulla piattaforma inserendo pochi dati identificativi
- Inviare richieste all’amministrazione scegliendo il destinatario di interesse (operatore o servizio dell’ente, servizi di diversi enti, ecc.)
- Gestire i messaggi inviati e ricevuti tramite il proprio cruscotto
L'operatore dell'ente potrà:
- Ricevere le richieste e rispondere ai cittadini registrati, agli operatori economici accreditati, agli operatori dello stesso Ente o di altri Enti consorziati
- Assegnare un messaggio ad un altro servizio (con funzione forward), nel caso non sia il referente corretto
- Gestire e consultare la messaggistica esclusivamente della propria area o servizio di riferimento all’interno dell’Ente
- Usufruire della consultazione collaborativa per le e-mail del servizio
- Protocollare i messaggi in uscita
- Utilizzare diversi modelli di messaggio personalizzati e configurabili tramite la piattaforma (facsimile di messaggio)